10 СЕКРЕТОВ, КОТОРЫЕ ПОМОГАЮТ МНЕ ВСЁ УСПЕВАТЬ

как все успевать

В мае в Лондоне мы встретились с Катей, автором блога Chick's Talks. Мы давно знаем друг друга, но давно не виделись, а тут нас объединила любовь к Лондону, ко всему красивому (включая, красивый Лондон) и блоггингу. Мы долго болтали про как поддерживать контент, увеличивать количество читателей, монетизировать и в итоге приняли твердое решение дружить блогами. Но на предложение написать гостевой пост про эффективный тайм-менеджмент я посмотрела очень скептически. немного поразмыслив, я решила написать текст о том, как все успевать. Сегодня мой пост вышел в блоге Chick's Talks, и я сразу делюсь им тут.

 

Ну, пожалуй, стоит начать с того, что мне очень часто кажется, что я ничего не успеваю. Потом, правда, я оглядываюсь назад и думаю: "ну ни фигаж себе я наколбасила!" Теория методики НКТЗЯ (если вы не знаете, что это такое, то срочно изучите и начинайте применять) как раз и говорит о том, что при ее применении вам будет казаться, что вы двигаетесь медленно, как во сне, а у других тем временем будет создаваться ощущение, что вы стремительно несетесь, как человек-молния. В принципе, одной методики НКТЗЯ уже достаточно, чтобы успевать много. Но вот еще десять принципов, которыми я руководствуюсь.
 

1. Чем больше планируешь, тем больше успеваешь

Чем длиннее список to-do, тем больше дел делается (даже если не все). Чем меньше список (я не могу сейчас этим заниматься, когда же спать), тем меньше делается и больше бесполезно тупится. Знаете, когда я перестала работать дома? Когда список моих дел по "внеклассным" активностям перевалил за десяток. До этого я перепробовала множество способов, но меня одолевал трудоголизм. А кроме работы я, да, признаюсь, смотрела реалити-шоу. Все почему? Потому что дел слишком мало. Поэтому не надо бояться брать на себя больше, расширять свой круг интересов и вписываться в большее количество авантюр, которые, кажется, ты можешь потянуть. Помимо полноценной и не самой простой работы, я веду и раскручиваю свой блог, пишу статьи в журналы, учусь на нескольких онлайн курсах, стараюсь (изо всех сил стараюсь) читать книжки, делать разные интересные проектики (например, Project Life). Плюс, конечно, встречи с друзьями, бесконечные просмотры сериалов и зависание в Facebook (не без этого).
 

как все успевать (2)
 
2. Знай, что ты хочешь (no miss things)
Почему я говорю, что мне кажется, что я ничего не успеваю? Потому что да, я не успеваю сделать все из своего списка. Если кто-то успевает ВСЕ, напишите в комментариях, думаю, вы сможете стать героем следующего гостевого поста на Chicks' Talks. Но, я знаю (иногда просто интуитивно), какие пункты обязательно нужно выполнить, а какие скорее nice to have. Когда пишете список (не важно, это список целей на год или список дел на выходные), определите, какие из всего списка дел три (не больше!) ключевые (так называемые, no miss). Если вы достигнете этих трех целей, то год прожит не зря, выходные прошли хорошо. Дальше старайтесь сделать максимум, но помните, что есть вот эти три вещи, а остальное — приятный бонус.
 
3. To do не так уж и нужен, ты и так знаешь, что нужно сделать
Почему-то огромное количество людей на каждом углу кричит, как они любят списки. Я, в общем-то, тоже люблю списки (например, список 100 вещей, которые нужно сделать в жизни, или летний манифест), но я ненавижу списки дел. Если это парочка пунктов, которые ты пишешь себе на post-it, что не забыть сделать сегодня, то это еще можно вынести, но если открываешь тетрадь и начинаешь писать туда все дела, список разрастается, постепенно становится огромным, а потом ты делаешь какое-то важное дело, которого по какой-то причине в списке не было, и сидишь озадаченный — стоит ли писать его в список потом, чтобы просто вычеркнуть или это уже "не считается". Сплошной стресс! Поэтому, когда на тренинге по продуктивности "The Art of Less Doing" я услышала, что to-do-list — зло и не надо их вести, а нужно просто настроить систему, которая позволит вам ничего не забывать, я была счастлива и перестала самобичевание списками. На самом деле, те самые три ключевых дела я и так знаю, не забуду я их.
 
4. Используй технологии
Ну например, сейчас я добираюсь на работу на корпоративном автобусе. Со мной едет еще четыре человека, и в основном они спят или слушают музыку. За час дороги туда и час обратно я успеваю прочитать ленту блогов, проверить всю личную почту, написать письма, подвести итоги прошлого месяца и построить планы на следующий, послушать подкаст, написать заметки для блога, рассортировать фотографии и подготовить их для печати. iPhone и Evernote мне в помощь! Да и вообще, сейчас такое огромное количество технологических ресурсов, которые помогают продуктивности, надо только чуть-чуть заморочиться и начать их применять (как насчет того, чтобы начинать использовать одну техническую фишку каждый месяц?).
 
как все успевать (3)
 
5. Порядок вокруг — порядок в голове
Я верю в порядок и не могу нормально сосредоточиться, когда вокруг все не на своих местах (хотя для кого-то мой беспорядок может казаться идеальным порядком:). Меня раздражает даже когда почта переполняется от писем или рабочий стол компьютера завален файлами, что уж там. Возможно, порой я прокрастинирую таким образом — лишь бы не приступать к нелюбимому заданию.
 
6. Начинай по кусочкам или метод швейцарского сыра
Все знают (даже если и не осознают) метод решения масштабных задач "ешь слона по кусочкам". Т.е. раздели большую задачу на маленькие части и решай эти мини подзадачи одну за одной. Но иногда даже само препарирование этого "слона" на куски — задача не из легких. Поэтому мне больше по душе методика "швейцарского сыра" — просто начинай делать, неважно с какого места, не заморачиваясь на четкий и последовательный план действий. Просто делай, начинай "выедать" дырки из "сыра" и в конце концов задача уже не будет такой огромной.
 
7. Делегируй профессионалам
Мое глубокое убеждение — любую работу нужно делать качественно, поэтому если это не твоя работа, отдай ее профессионалам и доверься. В какой-то момент я поняла, что я хочу тратить свое личное время на себя: на реализацию своих идей и проектиков, на творчество, на чтение книжек, на саморазвитие, на просто потупить, в конце концов, но не на уборку. Так, я пригласила в помощницы по дому уборщицу и навсегда выкинула из головы переживания об уборке квартиры, а из списка дел пункты "протереть пыль", "постирать" и "погладить". Однажды, когда мне нужно было найти обзвонить всех нотариусов в Нижнем Новгороде и округе (и если вы не знаете, что большая часть нотариусов работает в будние дни с 9 до 6 и ни минутой позже, то вы счастливый человек). Через несколько дней попыток сделать это с работы я осознала, что затея моя безнадежна и… я "наняла" онлайн личную помощницу, которая сделала все за час.
 
как все успевать (4)
 
8. Делай качественный продукт
Я, конечно, жуткая перфекционистка. Если не можешь сделать хорошо, не берись — такой у меня подход. Я часто из-за этого страдаю, но есть в этом и позитивные моменты. Если я делаю что-то, то это "продукт", который потом я могу использовать дальше, не затрачивая на это уйму времени. Например, одна моя подруга поинтересовалась, как я делала видео из фоток на окончание своего предыдущего назначения — она хотела сделать такое же. Я могла отписаться несколькими строчками, дав название программы, но я написала ей подробный ответ со скриншотами. Через несколько месяцев моя другая подруга задала мне тот же самый вопрос — я выслала ей по сути уже готовую инструкцию, а потом опубликовала в блоге пост про то, как сделать видео из фотографий. Из любой вещи, которую я делаю, я стараюсь сделать "продукт" и очень часто позже меня это выручает и экономит мне время.
 
9. Знай свой тип и то, как ты относишься ко времени
Про жаворонков и сов, о которых говорят все, кому не лень, я тут не буду. Это настолько естественно, что в зависимости от наших биологических часов мы все продуктивны в разное время. Я говорю про ваш тип личности в формате MBTI. Если вы не знаете, что это такое, то пройдите тест и узнайте, какой вы из 16 типов личности. Пройти тест можно вот тут. Типология MBTI говорит, что есть два типа людей: judging (структурирующий тип) и perceiving (воспринимающий тип). Я — воспринимающий, и я знаю о себе, что меня вдохновение настигает в последний момент, что мое самое продуктивное время — накануне дедлайна. Да, меня это выматывает, но такая уж я. Поэтому я стараюсь не грызть себя за это, а планировать (ха-ха!), насколько это возможно, свое вдохновение и относиться спокойно к last-minute вещам, которыми я постоянно занимаюсь. 
 
как все успевать (1)
 
10. Just follow it! Все приходит в свое время
И последнее, мое любимое. Не надо попусту переживать. То что нужно, придет тогда, когда ему суждено. Это не значит, что нужно сидеть на диване, ничего не делать и надеяться, что все случится, но это не значит, что стоит убиваться, если не получилось в этом месяце сделать все намеченное. Например, весной я вышла на редактора нового журнла, в котором я еще не публиковалась. Мы договорились о теме материала, который я напишу, я набросала драфт и согласовала, а потом… ну не написался у меня этот текст. Не успела, не было вдохновения, да не важно. Ну да, это не то, что вроде бы хотелось, но я отношусь к этому философски (так говорю, как будто сейчас воткну ромашки в волосы и начну петь песни хиппи): значит, было не время. Все случится тогда, когда будет нужно. И время найдется, и вдохновение придет.
Поделиться
  • Дмитрий

    Метод НКТЗЯ — шикарен, уже одним только названием. Образность зашкаливает. 🙂

  • Innuwka

    Очень актуальная для меня тема!!! Я наблюдаю столько людей, которые, как может показаться, успевают ну нереально много!!! Для меня это и повод для восхищения и еще бОльшие муки совести — ну почему же я успеваю таааак мало! 🙁 я не говорю про сейчас — сейчас у меня малыш и ч не успеваю ничего)))) но и раньше так было(
    На счет списков — моя тема :))) у меня сто блокнотов со списками, причем мне главное написать — не всегда я потом полезу с ним сверяться) но иногда да. И не вести эти списки не могу — я даже со списками о многом забываю( дырявая память.. А они помогают структурировать бардак в голове.
    И вот кстати наведение порядка у меня тоже занимает уйму времени — это для меня загадка, я люблю порядок, но не умею его поддерживать совсем 🙁 в отличие от моей мамы, которая за пару часов приводит всю квартиру в идеальное состояние, а у меря на это неделя ушла бы.. вместо наемной уборщицы маму и приглашаю, но бардак снова образовывается.. Мистика) мама говорит у меня в этом талант :)))
    Вижу на столе книжки — подскажи, пожалуйста, какие книжки по тайм-менеджменту стоящие? А то их уйма сейчас.. Я бы почитала)

  • Из тех книг, что на столе у Вари я читала только Глеба Архангельского (начинала с «Тайм Драйв» — очень полезная книга). А по второму автору (Дэвид Аллен) у мнея тоеж вопрос к Варе — стоит ли читать, и с какой лучше начать?

  • Я по поводу списков дел тоже очень стрессовала, когда только начинала их делать. Часто забрасывала список прямо посередине, понимая, что в нем пока только половина дел, а мне за день их уже не успеть. Через некоторое время выработала свою систему: сколько их должно быть, какой важности, когда из составлять, как часто заглядывать.
    «а потом ты делаешь какое-то важное дело, которого по какой-то причине в списке не было, и сидишь озадаченный — стоит ли писать его в список потом, чтобы просто вычеркнуть или это уже «не считается» — у меня такое случается очень часто. Я вписываю и тут же зачеркиваю, так в конце дня виден действительно полный список дел, которые я успела, плюс самоудовлетворение от еще одной выполненной задачи. Почерпнула эту фишку из курса тайм-менеджмента в университете буквально несколько месяцев назад. Для меня это действительно работает!

  • Я настолько не люблю убираться, что стараюсь все класть на свои места — тогда наводить порядок почти не приходится. Ты знаешь о системе Fly Lady для структурирования уборки? Я не очень смогла ее применить, только частияно, но многим она очень помогла.
    Глеб Архангельский «тайм-драйв» — это такая библия российского тайм-менеджмента. Она простая и незатейливая, я ее бы порекомендовала обязательно, если ты не читала. Про остальные сейчас Тане ниже отвечу.

  • Дэвид Аллен с его «Как привести дела в порядок» (Get the things done) — это такая классика, наряду со Стивеном Кови и его 7 привычками. Поэтому прочитать стоит. Я давно читала, поэтому могу поделиться только общими впечатлениями, которые остались. Книжка толковая, но не без американского занудства и рассусольства. Но взгляд на вопрос достаточно интересный — по сути Дэвид говоорит о том, что нужно создать систему, которая сама будет напоминать вам в нужный момент, когда и что нужно сделать. Что мне понравилось в его подходе, что в отличие от Архангельского он не говорит, что мол от ненужного нужно избавляться, всегда есть вещи, которые вам не очень-то важны и нужны, но все равно нужно их делать, потому что просто нужно. И вот как этот ворох весь разгрести — об этом его книга. Единственная тонкость в том, что подход, описанный в книге, очень сильно бумажный — папки там всякие. Его еще потом правильно нужно интерпретировать в современный мир технологий. Но книжку читать! А еще я бы посоветовала тренинг на Creative Live «The art of less doing» (ссылка в посте). Вот он тоже клевый!!

  • Вот и у меня сложные отношения со списками. Я их люблю и ненавижу!

  • про флай леди я поняла что не для меня.. хотя я в подробности не вдавалась, но поверхностные знания об этой системе идут совсем вразрез моей творческой беспорядочности в голове))) я с ума сойду намывать каждый день раковину просто так)))) (надо мне отучаться от этих скобок самайлов уже, а то никакого блогинга не выйдет :))
    тайм-драйв кинула в корзинку на озоне) у Архангельского так много книг!

  • а еще я так рада, что для кого-то Кови это классика) немногие в моем окружении почему-то его знают.. а жаль! я могу немного погордиться, что застала его живым и пожимала ему руку — такой для меня теплый и трогательный момент воспоминаний. Хороший дядечка был)

  • Дэвида Аллена лучше в оригинале читать или на русском тоже толково написано?

  • Напиши потом, как прочитаешь тайм-драйв, понравилась ли тебе книга и была ли полезной.

  • Если честно, я очень давно читала и не помню, были ли косяки в русском издании. Я читала на русском, но мне кажется, там язык простой и на английском должно быть просто и понятно.

  • Очень интересный и приятный пост. Спасибо.

  • Спасибо, Полина! Надеюсь, я правильно нашла твой блог по имени и фамилии — он очень милый (вдохновленческая доска вообще улет)! 🙂 И я тоже веду Project Life, но все никак не могу собраться, чтобы написать пост про это. :))

  • О, да!! Название обалденное!
    PS У меня твой комментарий каким-то волшебным способом попал в спам, и я его только сейчас нашла там и реанимировала. Извини, пожалуйста, мой сайт, он иногда шалит вот так. 🙁

  • Алёна Евсеенко

    Я очень рада, что ты переехала на другую платформу, потому что на той я не могла найти никие эти старые посты. Хотя очень искала:)) И..они очень круты и полезны!:)

  • Alena Gromovaya

    Замечательная и полезная статья!!! Очень обрадовалась, что ты упомянула о технике НТКЗЯ, я обожаю проект «Бизнес Молодости», всегда смотрю их видео и вдохновляюсь!
    Все что касается прокрастинации, я такая же.. не могу сосредоточится или заняться делом если вокруг хаос. Спасибо за материал!)))

    • Я о них узнала именно из этого видео. Удивительно, как многие не знают про этот подход. Я люблю рассказывать про метоику НТКЗЯ. :)))